Что такое литерные листы в деле

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание. Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе формата А4, А5 на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Как нумеруются листы при составлении внутренней описи?

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

Оформление дел

Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье.

Скачать форму тоже можно здесь. Напоминаю: они обязательны для всех. Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются.

Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера — это номера с буквами: 10а, 55а и т. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один все люди, все ошибаются. В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57….. То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист — ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе.

Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки. Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи. Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой — на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это. Основные правила работы архивов организаций рекомендуют указывать здесь же: номера листов с наклеенными фотографиями; номера крупноформатных листов; конверты с вложениями и количество вложенных в них листов; наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.

Если, по счастью, дело не имеет никаких особенностей, перечеркиваем эту таблицу буквой Z. Подписывает лист-заверитель тот, кто его составлял. Куда и как помещается лист-заверитель Лист-заверитель дела подшивается последним. Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем — внутренняя опись , потом документы дела, лист-заверитель, обложка.

Если до вас дела были оформлены без листов-заверителей, то расшивать тома ради них не нужно. Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела?

Да, может. Яркий пример — невостребованные трудовые книжки , про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются.

Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Запись будет очень простая, вносится она от руки: Выдана трудовая книжка лист 39 , о чем составлена запись в Книге учета движения трудовых книжек.

Подготовка личных дел к передаче в архив организации

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов - бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Лист-заверитель дела

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. В соответствии со ст. Единицы хранения дела должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Хранить 75 лет ЭПК ст. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки. Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты — обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой. Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

Оформление дел

Согласно пункту Инструкции дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. При этом в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения после их завершения делопроизводством. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются: наименование вышестоящей организации; наименование структурного подразделения или функции направления деятельности организации в соответствии с номенклатурой дел; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; год, в котором заводится дело; срок хранения дела.

Нумерация приказов Внутренние описи В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела — перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения описываемом деле , их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска рис. Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске Заверительная запись На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель заверительная запись, рис. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки.

Нумерация листов в делах Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности. Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком. Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях, когда на них имеется текст, либо иная информация например, лицевая сторона листа — 1. В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол. Номер листа пишется чётко, аккуратно.

Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь. Напоминаю: они обязательны для всех. Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера — это номера с буквами: 10а, 55а и т. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один все люди, все ошибаются. В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой.

Елена 14 08 Здравствуйте! Подскажите, лист-заверитель составляется на каждый том дела, или же 1 лист-заверителя на все тома в деле? Чтобы можно было отмечать особенности формирования и состояния каждого отдельного тома, лист-заверитель подшивают в конце каждого тома. Оксана 05 12 Добрый день! Скажите пожалуйста, если в деле отсутствует одно распоряжение было отменено , то эта информация указывается в пропущенных листах? А отменяется распоряжение обычно другим распоряжением и тогда нумерация не должна быть нарушена. Екатерина 12 03 Добрый день, подскажите пожалуйста, как оформить пропуск приказа по личному составу? В связи с вышеизложенным данный в приказ в организации не издавался. Маргарита 18 03 Здравствуйте!

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3. Оперативное хранение документов Оформление дел Оформление дела — подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных